Zimbra Nederland

Makkelijk e-mail archiveren

Als je een lange lijst met mappen hebt wordt het scrollen daardoor soms wat onhandig op het moment dat je een mailtje vanuit de inbox in een bepaald mapje op wilt slaan.

• Druk als je klaar bent met het lezen van het mailtje op de 'm' toets op je toetsenbord. Er komt dan een popup schermpje met een invul vakje en een lijst van al je mappen.
• Type dan de eerste letters van de map waarin je de mail wilt opslaan en de mappenlijst verkort automatisch tot de mappen die met deze letters beginnen.
• Klik dan de map aan die je wilt gebruiken en klik tenslotte op 'Ok'

Zoeken in Zimbra

Sommigen mensen ervaren het zoeken in Zimbra als lastig, dit komt omdat je in Zimbra in principe altijd zoekt op hele woorden. Hieronder bespreken we enkele tips & tricks om wel op delen voor woorden te kunnen zoeken.

Waar zoek je precies?

Het zoekveld bevind zich rechtsboven in Zimbra. Als je begint met zoeken terwijl je in een bepaalde map staat, zal de mapnaam al in het staan met 'in:' ervoor (als je in je inbox staat zal er 'in:inbox' staan). De opgegeven zoekterm zal dan alleen op die map worden toegepast. Als je in alle mappen wilt zoeken in plaats van alleen de map waar je je nu bevind, dan moet je eerst het zoekveld legen, dus verwijder 'in:mapnaam' uit het zoekveld. Vul daarna je zoekterm in en druk op 'Enter' of klik op het loepje aan de rechterkant.

Zoeken op een deel van een woord in plaats van hele woorden

Om te kunnen zoeken op een deel van een woord kun je een * na de eerste letters van je zoekterm plaatsen. Een voorbeeld om dit te illustreren: stel dat je in alle mappen wil zoeken op 'landwaart', maar je weet niet zeker of het met een 't' of een 'd' gespeld is, dan verwijder je als eerste in het zoekvak bovenaan 'in:inbox' zodat je niet alleen in mijn inbox, maar in alle mappen zoek. Daarna vul je 'landwaa*' in. Nu krijg je alles terug waar 'landwaa' in voorkomt in alle mappen.

E-mailadres zoeken

Je kan alle mail van een bepaald e-mailadres opzoeken door:

• 'from:[email protected]' in te vullen in het zoekvakje, daarbij vervang je '[email protected]' met het e-mailadres waar je op wilt zoeken. Stel dat je alle mails van kovoks wilt vinden, dan vul je 'from:[email protected]' in.
• Je kunt ook op een deel van het e-mailadres zoeken door een * toe te voegen, b.v.: 'from:[email protected]*' of zoals in het voorbeeld hierboven als je kovoks mails zoekt: 'from:[email protected]*'.

Meer tips

Er zijn nog allerlei zoekvarianten mogelijk. Kijk voor meer tips op deze pagina.

Mailbox grootte beheersen

We hebben een aantal tips om de hoeveelheid ruimte die je mailbox inneemt te beperken.

Ruim je mail op

Klinkt als een open deur, maar wat veel mensen niet weten is dat mailtjes die je verwijderd niet direct verdwijnen, ze komen in de map prullenbak terecht. Daar nemen ze nog steeds ruimte in. Om daadwerkelijk ruimte vrij te maken zul je dus ook je prullenbak even moeten legen. Verder kun je de boel nog opruimen op de volgende manieren: verwijderen van overbodige bijlagen uit mailtjes en mailtjes automatisch laten verwijderen na verloop van een door jou te kiezen periode.

Bijlagen verwijderen

Bijlagen zijn de grootverbruikers van je mailbox ruimte. Je kunt goed zien welke mails het zwaarst zijn en weg kunnen door het volgende te doen:

• Selecteer de map die je wil opruimen.
• Klik op het woord Grootte aan de rechterkant op de grijze balk boven de lijst met mailtjes.
  
• Sorteer de mailtjes op grootte aflopend (pijl naar beneden). Nu heb je de zwaarste mailtjes bovenaan staan.
• Verwijder alle overbodige grote mailtjes.
• Let op, je bent nog niet klaar. Je hebt de mailtjes verwijderd, dus ze staan nu in je prullenbak. Ze nemen nog steeds ruimte in. Ga naar je prullenbak en verwijder de mailtjes definitief door ze daar weg te gooien.

Als je alleen de bijlage wilt verwijderen en niet het hele mailtje kun je het volgende doen:

• Klik op een mail met bijlage die je wilt verwijderen.
• Klik in het leesdeelvenster achter de bijlage op Verwijderen, en klik op Ja om te bevestigen.
• De bijlage wordt nu uit de mail verwijderd, de mail zelf blijft gewoon op de server aanwezig.

Mailtjes automatisch laten verwijderen

Je kunt er ook voor kiezen om mail uit een bepaalde map, die ouder is dan een bepaalde tijd automatisch te laten verwijderen. Dit kun je als volgt instellen:

• Vink Verwijdering van berichten inschakelen aan.
• Klik rechts op de map die je door Zimbra wil laten opruimen.
• Kies Eigenschappen bewerken.
• Klik op het tabje Bewaartermijn.

• Kies in het menu waar nu dagen staat voor dagen, weken, maanden of jaren.
• Typ in het invulveld na hoeveel dagen, weken, maanden of jaren de mail kan worden verwijderd.
• Klik tenslotte op OK om de instellingen op te slaan.

E-mail doorsturen als bijlage

Soms is het nodig een e-mail door te sturen als bijlage. Hoe doet u dat?

• Selecteer het mailtje dat u wilt doorsturen, kies dan voor Doorsturen, nu zit u in uw mailtje.
• Klik op Opties bovenaan (op dezelfde rij als verzenden) en kies dan voor Oorspronkelijk bericht bijsluiten als bijlage.
  
  
  
  
• Vul het e-mailadres in aan wie u het mailtje wilt sturen.
• Klik op Verzenden.

Firefox opnieuw laten vragen om standaard mailclient te worden

Als u de eerste keer inlogt op KovoKs Contact wordt gevraagd om Zimbra als standaard programma te gebruiken voor e-mail links. Mocht u deze vraag om wat voor een reden weggeklikt hebben, dan kunt u deze weer tevoorschijn toveren door het volgende te doen:

Log uit bij KovoKs Contact en open uw geschiedenis venster door op Geschiedenis en dan Alle geschiedenis tonen te klikken:



Zoek in het daarop volgende venster naar contact.kovoks.nl. Klik met de rechter muisknop op één van de gevonden items en kies voor 'Deze website vergeten'

Hoe kan ik de taal van de spellingscontrole veranderen?

Er zijn twee spellingscontrole-manieren die u kunt gebruiken en aanpassen:

1. U kunt de spellingscontrole knop aanklikken die bij het typen van een mail in de bovenbalk staat tussen Bijlage toevoegen en Handtekening, etc. Dit is de spellingscontrole van Contact zelf en de taal hangt af van de taal die ingesteld is voor het hele programma. U kunt de taal van Contact wijzigen door te gaan naar het tabblad Voorkeuren. De derde pulldown Taal staat standaard op Nederlands, u kunt deze wijzigen in de taal die u zoekt. Staat uw taal er niet bij, stuur ons dan een mailtje, dan helpen wij u verder. Let op, u kunt de taal van Contact niet wijzigen tijdens het typen van een bericht.


2. De andere manier die u kunt gebruiken is de spellingscontrole van de browser zelf. Contact opent u in een browser, dus u kunt de 'browser eigen' functies gebruiken. Als u Firefox of Chrome gebruikt, dan zijn dat de rode kringeltjes die u onder de woorden ziet verschijnen terwijl u een email aan het typen bent. Hiervan is de taal wel eenvoudig te wijzigen, klik daarvoor met de rechtermuisknop op een rood onderkringeld woord, dan kunt uit uit het pop-up menu de taal wijzigen en eventueel een andere taal toevoegen.

Mail ophalen in Zimbra van een externe provider

Soms kan het gewenst zijn om e-mail van een externe provider op te halen, naast de reguliere e-mail die u reeds ontvangt in Zimbra. Het is mogelijk om zowel via IMAP als via POP3 mail op te halen. In dit artikel lichten we toe hoe je dit doet via POP3. Doorloop de volgende stappen en zorg dat u alle gegevens van de externe mailprovider bij de hand heeft.

Indien u klant bent bij Kovoks logt u in op uw Zimbra-account via https://contact.kovoks.nl Ga naar Voorkeuren en kies aan de linkerkant voor de optie Accounts. Daar klikt u op de knop Externe account toevoegen. Vervolgens krijgt u de optie om via Externe accountinstellingen de gegevens van de externe mailprovider in te vullen.

Bij E-mailadres vult u het gebruikte e-mailadres in en de gewenste Accountnaam. Bij Accounttype kiest u voor de optie POP3. Dan volgt het meest belangrijke onderdeel en dat is het invullen van uw Gebruikersnaam van account, wat feitelijk de gebruikersnaam die u heeft gekregen van de externe mailprovider en het daarbij behorende Wachtwoord. Om zeker te zijn dat u het wachtwoord juist invult kunt u de optie Wachtwoord weergeven selecteren.

De sectie geavanceerde instellingen slaan we in dit artikel over. Mocht een versleutelde verbinding (SSL) nodig zijn dan kun je dat hier aangeven.

De laatste handeling is dat je aangeeft welke naam als 'afzender' mag worden gebruikt via het veld Van: Kies de naam die verschijnt in het veld "Van" van e-mailberichten en je kunt ook aangeven of de e-mail beantwoord mag worden via dezelfde naam of een andere naam door het veld Beantwoorden aan te vinken.

Indien je dat wenst kun je nog een handtekening (onderschrift) standaard meesturen met deze externe account. U kunt meer lezen over het instellen van een handtekening in het artikel "Handtekening maken en gebruiken".

Tot slot dient u met een paar dingen rekening te houden. Zo is het verstandig de optie Berichten op de server na het downloaden verwijderen te selecteren. Zo voorkomt u dat uw mailbox bij de externe mailprovider vol raakt en dat u geen mail meer ontvangt. Daarnaast de opmerking dat de e-mail niet automatisch wordt opgehaald. U dient de knop E-mail ophalen te drukken.

hier plaatje

Een afwezigheidsmelding instellen in Zimbra

In dit artikel leggen we uit op welke wijze je een afwezigheidsmelding kunt laten versturen aan personen die jou mailen.

Klik binnen Zimbra op het tabblad Voorkeuren en klik vervolgens op de optie Afwezig.

Aan de rechterzijde zie je de instellingen die je kunt maken voor een afwezigheidsmelding. Selecteer hier de optie Autom. antwoord verzenden. Dit zorgt ervoor dat er een boodschap wordt verzonden naar diegene die jou gemaild heeft. Bij het veld Bericht bij automatische beantwoording voer je de gewenste tekst in voor de afwezigheidsmelding.

Vervolgens dien je aan te geven voor welke periode (a) deze afwezigheidsmelding moet worden verstuurd. Allereerst vink je de optie Tijdsperiode:aan. Selecteer de gewenste startdatum bij het veld Begin en een gewenste einddatum bij het veld Eind. Wanneer de einddatum is verstreken zal er geen afwezigheidsmelding meer verstuurd worden.

Niet alleen kun je een afwezigheidsmelding laten verzenden door Zimbra, je kunt Zimbra ook je agenda laten blokkeren gedurende de opgegeven periode van afwezigheid. Wanneer personen je agenda raadplegen zijn ze meteen op de hoogte van je beschikbaarheid. Vink de optie Agenda: aan en kies vervolgens hoe je dit wil weergeven in je agenda via een keuze (b) voor de optie Afwezig of voor Bezet.

Tot slot is het mogelijk om een 'afwijkende' afwezigheidsmelding te sturen voor die afzenders die niet verbonden zijn aan jouw organisatie via de optie iedereen buiten mijn domein, of alleen aan die personen die niet in je adresboek staan via de optie iedereen buiten mijn domein behalve personen die mijn contacten zijn.

Als je alle gewenste instellingen hebt uitgevoerd klik dan op de knop Opslaan.

Zimbra als standaard e-mailprogramma in Google Chrome

Wanneer u de webclient van Zimbra wenst te gebruiken als uw standaard mailclient binnen Google Chrome dient u een kleine handeling uit te voeren.

Wanneer u in de webclient van Zimbra bent ziet u bovenaan in de adresbalk van uw webbrowser een pictogram dat uit twee ruitjes lijkt te bestaan. Als u klikt op dit pictogram dan vraagt de webbrowser of u Zimbra wilt gebruiken om alle e-mail links te openen. Als u dit bevestigt kunt u vanaf dat moment op e-maillinks klikken en deze zullen geopend worden in Zimbra.

Snel een filter maken in Zimbra

U kunt in Zimbra op een snelle manier een filter aanmaken. Filters zijn handig om bijvoorbeeld spam uit uw mailbox te weren.

Klik met de rechtermuisknop het e-mailbericht (lees: spambericht) waarop u wilt gaan filteren. Er verschijnt een snelmenu en kies hier voor de optie Filter maken.
In het dialoogvenster kunt u een aantal zaken invullen waaronder de naam die u het filter wilt geven via het veld Filternaam:. Vervolgens kunt u een aantal voorwaarden meegeven wanneer het filter actief dient te zijn en welke handeling(en) er vervolgens moet(en) worden uitgevoerd. Vergeet ook niet om het filter actief te maken door de optie Actief aan te vinken.

Als voorbeeld hieronder wat u zou invullen voor het e-mailbericht dat u als spam aanmerkt en waarop u voortaan ook wilt filteren door dit soort mail te verplaatsen naar de map Junk.

• Vul bij het veld Filternaam: in Spam
• Wanneer u bij de sectie komt waar voorwaarden worden gedefinieerd kiest u uit de selectielijst de optie willekeurige. U leest dan de zin Als aan willekeurige volgende voorwaarden is voldaan:.
• Kies uit de selectielijst de optie Van waardoor alleen gekeken wordt naar het adres van de afzender.
• Bij de sectie Voer de volgende handelingen uit: Kiest u voor de optie Naar map verplaatsen: Junk.

Hieronder ziet u een video waarin u de bovengenoemde handelingen nog een keer kunt terug zien.

Emoticons uitschakelen in Zimbra

Mocht u er last van hebben dat er zo nu en dan plaatjes van smileys te zien zijn en heeft u daar geen behoefte aan, dan kunt u deze vrij eenvoudig uitschakelen.

Klik binnen Zimbra op het tabblad Voorkeuren en klik vervolgens de sectie Zimlets aan. Er wordt een lijst getoond met Zimlets en die Zimlets die zijn aangevinkt zijn actief. Verwijder het vinkje bij de Zimlet Yahoo! Emoticons. Vanaf dat moment bent u verlost van smileys in uw e-mailberichten.

Sjablonen gebruiken in Zimbra

Zimbra biedt standaard geen mogelijkheid om sjablonen te gebruiken voor uw e-mail. Met de volgende methode kunt u eenvoudig sjablonen gebruiken door standaard e-mails te hergebruiken.

• Maak een e-mailbericht aan dat u als sjabloon wilt gebruiken en stuur deze e-mail naar uzelf.
• Maak een map aan waarin al de sjablonen worden verzameld. Deze map kunt u vervolgens ook delen met anderen zodat binnen uw organisatie dezelfde e-mailsjablonen worden gebruikt.
• Als u nu een nieuwe e-mail gebaseerd op een sjabloon wilt versturen, klikt u met een rechtermuisklik op het sjabloon-mailtje en kiest u voor Als nieuw bewerken.

Weergave Leesvenster en Berichten

Binnen Zimbra is het mogelijk om uw e-mail op verschillende manieren weer te geven via het leesvenster. Standaard staat het leesvenster onderaan uw e-mail (tenzij uw systeembeheerder dit anders heeft ingesteld).

U kunt het leesvenster ook aan de rechterzijde tonen, terwijl uw e-mail aan de linkerzijde staat. U klikt op het menu Weergeven en u selecteert de optie Leesdeelvenster rechts. Wanneer u het leesvenster niet meer wenst te gebruiken kunt u deze uitzetten. U klikt op het menu Weergeven en u selecteert de optie Leesvenster uit. Niet alleen kunt u het leesvenster op verschillende manieren tonen, maar u kunt ook de weergave van uw berichten bepalen.

Standaard wordt de door uw ontvangen e-mail weergegeven op basis van losse berichten. Afhankelijk van uw voorkeuren worden de losse e-mailberichten gesorteerd op datum. De standaard instelling zorgt dat de laatst recent ontvangen e-mail bovenaan staat. Uiteraard zijn er meerdere manieren van sorteren mogelijk op de berichten in je mailbox.

Zo is het ook mogelijk om de ontvangen e-mail weer te geven op basis van conversaties. Dit betekent dat alle e-mails worden gegroepeerd op onderwerp. Wanneer u dus een e-mailwisseling heeft waarbij er heen-en-weer wordt gemaild worden deze automatisch toegevoegd aan de conversatie. Een handige functie wanneer u veel discussies voert per e-mail met meerdere personen.

Wanneer u berichten per conversatie wil weergeven klikt op het menu Weergeven en u selecteert de optie Per conversatie. Mocht u toch weer de optie willen waarbij u e-mail wordt weergegeven als losse berichten dan volgt u wederom het menu Weergeven maar kiest u nu voor de optie Op bericht.

Handtekening maken en gebruiken

Zo maakt u een e-mail handtekening:

• Klik op Voorkeuren
• Klik op het pijltje bij E-mail
• Klik op Handtekeningen
• Typ de voor de handtekening te gebruiken naam in het vakje Handtekeningnaam
• Typ de gewenste tekst in het grote vak daaronder
• Klik op Opslaan om de handtekening op te slaan

En zo wijst u een handtekening aan als standaard handtekening:

• Klik op Voorkeuren
• Klik op het pijltje bij E-mail
• Klik op Accounts
• Kies bij Handtekening de naam van de handtekening die u standaard wil gebruiken. Deze wordt dan bij het aanmaken van een bericht direct geplaatst
• Klik tenslotte op Opslaan

 

E-mail later verzenden

U kunt op de volgende manier een e-mail schrijven en deze op een later moment verzenden.

• Schrijf een mailtje zoals u dat gewend bent.
• Als u klaar bent klikt u op het pijltje naast de knop Verzenden en kiest u voor Later verzenden...
• In het vervolgvenster kunt u de datum en tijd opgeven wanneer de mail daadwerkelijk verstuurd moet worden.
• Klik dan op 'Ok'

Tot de verzendtijd blijft de e-mail in de map Concepten staan. Daar kunt u de e-mail eventueel nog aanpassen. Let er dan wel op dat deze opnieuw ingepland moet worden volgens de hierboven beschreven stappen.

Hieronder een filmpje om deze stappen te verduidelijken:

E-mail ondertekenen foutmelding

Onlangs is er in Zimbra een nieuwe functie uitgerold waardoor het mogelijk is je e-mails digitaal te ondertekenen met een veiligheidscertificaat. Ontvangers van jouw mails kunnen dan zien dat je mail veilig is en zelf heb je dan de garantie dat je mail niet onderschept of zelfs gewijzigd kan worden.

Als je er voor kiest om dit te activeren (door bij het opstellen van je mailtje te klikken op Ondertekenen) zonder dat je daadwerkelijk zo'n certificaat hebt kom krijg je deze foutmelding: Bericht ondertekenen mislukt. Geen certificaat gevonden. Je kunt hier makkelijk vanaf komen door weer te kiezen voor Niet ondertekenen.
Een structurele manier om hier van af te komen is om in de voorkeuren bij Beveiligde mail de standaardinstelling op Niet ondertekenen of coderen te zetten.
Dit screenshot geeft aan hoe je dat kunt doen:

Verwijderen functie bij zimbra filters gevaarlijk

Als je bij het aanmaken van filters kiest voor de handeling Verwijderen / Discard worden mails niet opgeslagen binnen Zimbra. Ze zijn dan niet terug te vinden in de prullenbak en kunnen ook niet teruggehaald worden uit een backup. Dit kan ongewenst zijn en daarom is het beter om te kiezen voor het verplaatsen naar de prullenbak als handeling.

Stappen

• Ga naar Voorkeuren/Preferences
• Selecteer aan de linker kant E-mailfilters
• Selecteer het filter waarbij je voor de verwijderen handeling hebt gekozen
• Klik op 'Filter bewerken'
• Verander onder het kopje 'Voer de volgende handelingen uit: Verwijderen in Naar map verplaatsen
• Klik op Bladeren en selecteer Prullenbak
• Klik op Ok en nog een keer op Ok

Resultaat

Engelse taal, maar wel met 24uurs tijdsaanduiding

Als je Zimbra graag in het engels wilt gebruiken, maar je raakt net als ik in de war van AM/PM tijdsaanduidingen kun je dit eenvoudig verhelpen. Selecteer als taal English (United Kingdom). Je kunt dit op de volgende manier doen:

• Ga naar Preferences/Voorkeuren
• Selecteer aan de linker kant General/Algemeen
• Selecteer onder het kopje Language/Taal English->United Kingdom
• Klik links bovenaan op Save/Opslaan

Handtekening bij antwoorden werkt niet meer

 

Sinds de laatste upgrade van Zimbra wordt mijn handtekening niet meer automatisch geplaatst als ik een e-mail beantwoord.

Dit probleem is eenvoudig zelf op te lossen.

• Ga in Zimbra bovenaan naar de Voorkeuren
• klik aan de linkerkant op Handtekeningen
• Klik dan op Opslaan.

Vanaf nu worden de handtekeningen weer automatisch geplaatst.

Meerdere contacten mailen via contactengroepen

 Zimbra Contactgroepen gebruiken voor mailingen.

Lees meer