Zimbra Nederland

Makkelijk e-mail archiveren

Als je een lange lijst met mappen hebt wordt het scrollen daardoor soms wat onhandig op het moment dat je een mailtje vanuit de inbox in een bepaald mapje op wilt slaan.

• Druk als je klaar bent met het lezen van het mailtje op de 'm' toets op je toetsenbord. Er komt dan een popup schermpje met een invul vakje en een lijst van al je mappen.
• Type dan de eerste letters van de map waarin je de mail wilt opslaan en de mappenlijst verkort automatisch tot de mappen die met deze letters beginnen.
• Klik dan de map aan die je wilt gebruiken en klik tenslotte op 'Ok'

Mailbox grootte beheersen

We hebben een aantal tips om de hoeveelheid ruimte die je mailbox inneemt te beperken.

Ruim je mail op

Klinkt als een open deur, maar wat veel mensen niet weten is dat mailtjes die je verwijderd niet direct verdwijnen, ze komen in de map prullenbak terecht. Daar nemen ze nog steeds ruimte in. Om daadwerkelijk ruimte vrij te maken zul je dus ook je prullenbak even moeten legen. Verder kun je de boel nog opruimen op de volgende manieren: verwijderen van overbodige bijlagen uit mailtjes en mailtjes automatisch laten verwijderen na verloop van een door jou te kiezen periode.

Bijlagen verwijderen

Bijlagen zijn de grootverbruikers van je mailbox ruimte. Je kunt goed zien welke mails het zwaarst zijn en weg kunnen door het volgende te doen:

• Selecteer de map die je wil opruimen.
• Klik op het woord Grootte aan de rechterkant op de grijze balk boven de lijst met mailtjes.
  
• Sorteer de mailtjes op grootte aflopend (pijl naar beneden). Nu heb je de zwaarste mailtjes bovenaan staan.
• Verwijder alle overbodige grote mailtjes.
• Let op, je bent nog niet klaar. Je hebt de mailtjes verwijderd, dus ze staan nu in je prullenbak. Ze nemen nog steeds ruimte in. Ga naar je prullenbak en verwijder de mailtjes definitief door ze daar weg te gooien.

Als je alleen de bijlage wilt verwijderen en niet het hele mailtje kun je het volgende doen:

• Klik op een mail met bijlage die je wilt verwijderen.
• Klik in het leesdeelvenster achter de bijlage op Verwijderen, en klik op Ja om te bevestigen.
• De bijlage wordt nu uit de mail verwijderd, de mail zelf blijft gewoon op de server aanwezig.

Mailtjes automatisch laten verwijderen

Je kunt er ook voor kiezen om mail uit een bepaalde map, die ouder is dan een bepaalde tijd automatisch te laten verwijderen. Dit kun je als volgt instellen:

• Vink Verwijdering van berichten inschakelen aan.
• Klik rechts op de map die je door Zimbra wil laten opruimen.
• Kies Eigenschappen bewerken.
• Klik op het tabje Bewaartermijn.

• Kies in het menu waar nu dagen staat voor dagen, weken, maanden of jaren.
• Typ in het invulveld na hoeveel dagen, weken, maanden of jaren de mail kan worden verwijderd.
• Klik tenslotte op OK om de instellingen op te slaan.

Zoeken in Zimbra

Sommigen mensen ervaren het zoeken in Zimbra als lastig, dit komt omdat je in Zimbra in principe altijd zoekt op hele woorden. Hieronder bespreken we enkele tips & tricks om wel op delen voor woorden te kunnen zoeken.

Waar zoek je precies?

Het zoekveld bevind zich rechtsboven in Zimbra. Als je begint met zoeken terwijl je in een bepaalde map staat, zal de mapnaam al in het staan met 'in:' ervoor (als je in je inbox staat zal er 'in:inbox' staan). De opgegeven zoekterm zal dan alleen op die map worden toegepast. Als je in alle mappen wilt zoeken in plaats van alleen de map waar je je nu bevind, dan moet je eerst het zoekveld legen, dus verwijder 'in:mapnaam' uit het zoekveld. Vul daarna je zoekterm in en druk op 'Enter' of klik op het loepje aan de rechterkant.

Zoeken op een deel van een woord in plaats van hele woorden

Om te kunnen zoeken op een deel van een woord kun je een * na de eerste letters van je zoekterm plaatsen. Een voorbeeld om dit te illustreren: stel dat je in alle mappen wil zoeken op 'landwaart', maar je weet niet zeker of het met een 't' of een 'd' gespeld is, dan verwijder je als eerste in het zoekvak bovenaan 'in:inbox' zodat je niet alleen in mijn inbox, maar in alle mappen zoek. Daarna vul je 'landwaa*' in. Nu krijg je alles terug waar 'landwaa' in voorkomt in alle mappen.

E-mailadres zoeken

Je kan alle mail van een bepaald e-mailadres opzoeken door:

• 'from:naam@domein.nl' in te vullen in het zoekvakje, daarbij vervang je 'naam@domein.nl' met het e-mailadres waar je op wilt zoeken. Stel dat je alle mails van kovoks wilt vinden, dan vul je 'from:kovoks@kovoks.nl' in.
• Je kunt ook op een deel van het e-mailadres zoeken door een * toe te voegen, b.v.: 'from:naam@do*' of zoals in het voorbeeld hierboven als je kovoks mails zoekt: 'from:kovoks@ko*'.

Meer tips

Er zijn nog allerlei zoekvarianten mogelijk. Kijk voor meer tips op deze pagina.

E-mail doorsturen als bijlage

Soms is het nodig een e-mail door te sturen als bijlage. Hoe doet u dat?

• Selecteer het mailtje dat u wilt doorsturen, kies dan voor Doorsturen, nu zit u in uw mailtje.
• Klik op Opties bovenaan (op dezelfde rij als verzenden) en kies dan voor Oorspronkelijk bericht bijsluiten als bijlage.
  
  
  
  
• Vul het e-mailadres in aan wie u het mailtje wilt sturen.
• Klik op Verzenden.